Qual será a primeira providência de fundamental importância para o sucesso de todo e qualquer evento? Se você apostou nos convites, parabéns. Essa ferramenta é o primeiro contato do convidado com a recepção e, portanto, todos os cuidados devem ser tomados para que seu evento seja aguardado com entusiasmo e o resultado seja realmente o sucesso esperado.
Lembre-se que os convites podem ser elaborados de diversas formas, dependendo da antecedência, da formalidade ou informalidade da ocasião: por telefone, impresso, fax, e-mail, ou até pessoalmente. E qualquer tipo, porém, devem ser seguidas algumas regras para que o convidado sinta que sua presença é realmente importante no acontecimento.
Convidar por telefone ou pessoalmente é informal, mas bastante objetivo e gentil e nas duas formas se tem a melhor oportunidade de fornecer informações mais precisas sobre o evento. Já o fax e o e-mail permitem maior rapidez e praticidade no envio.
Com o uso doméstico do computador, os convites impressos, antes considerados muito formais, passaram a ser usados para todas as ocasiões. Qualquer pessoa, com bastante boa vontade e capricho, pode confeccionar seus convites.
Mostre aos seus convidados, toda a sua criatividade, elegância e dedicação, elaborando convites com papel de boa qualidade, fonte (letra) clara e bonita, texto objetivo e simpático, com todas as informações necessárias: quem convida, quem está sendo convidado, para que se convida, data, hora e local do evento e, em algumas situações, o traje ideal para a ocasião e telefones para confirmação de presenças.
Atenção para algumas dicas importantes:
Como a maioria de nossas recepções em casa é preparada para pequenos grupos, ao fazer sua lista de convidados, procure definir qual é o seu "público alvo". Você pode e deve até misturar seus amigos do trabalho com os do clube, mas atenção, use bom senso e se previna para não transformar aquele momento de alegria e descontração em uma mesa de debates.
É importante também convidar somente o número de pessoas que o espaço onde se vai receber comporte. Lembre-se que sua intenção é proporcionar aos amigos momentos agradáveis e conforto é fundamental para se descontrair;
Qualquer que seja a forma de convite, impressa ou verbal, a mensagem deve ser clara com relação ao tipo de festa que se irá oferecer, pois dará oportunidade ao convidado de aceitar ou recusar. Assim, você irá evitar algumas situações incômodas para seu convidado (e também para você), por exemplo se ele chegar à sua festa e se deparar com os demais convidados sentados no chão, ao redor de um belo bufê japonês, com muito sakê, sushi, sashimi e palitinhos (hashi)... e ele não for nem um pouco adepto do estilo despojado do serviço japonês e tampouco apreciador do prato.
As dicas aqui fornecidas são para uma simples recepção de convidados em casa (open house), sendo útil recomendar que, convites para ocasião mais formal, devem ser elaborados por profissionais de criação (designer gráfico, arte finalista e redator) e impressos em boas gráficas, pois o acabamento é sempre melhor e impecável.
As mensagens do tipo "Convite Individual", "Individual e Intransferível", "Por Adesão" e outras, são recomendações a serem respeitadas pelos convidados para evitar contratempos.
A sigla francesa R.S.V.P (Répondez S'il Vous Plâit) impressa no rodapé do convite significa que você deve ligar e confirmar sua presença ao evento, ou recusar. Se a solicitação for "Somente escusas", só ligue caso deseje declinar o convite; Atenção, as dicas a seguir são para os convidados:
Observe os sobrescritos dos envelopes, pois eles também darão a tônica de quem é, ou quem são, os convidados: "Senhor e Senhora" (Convite para o casal); "Senhor Fulano e Família" (convite extensivo à esposa e aos filhos solteiros)" Senhor Fulano" (Convite Individual).
Aos amigos, a recomendação é nunca forçar a barra para ser convidado e também não se sentir triste por não ter sido incluído na lista daquela recepção. Lembre-se das recomendações anteriores, feitas ao anfitrião em relação à lista de convidados.Aguarde! Se você é realmente amigo, seu convite virá na festa certa.
Não chegue muito fora do horário estabelecido para o início da recepção. Saiba também a hora de ir embora. Algumas pessoas consideram ser chique o convidado ficar pouco tempo na festa, porém esta recomendação se aplica somente àquelas ocasiões de lançamento de produto, livro, exposição, onde a intenção é prestigiar o autor ou artista, adquirir ou apreciar a obra, tomar um drinque, circular para rever os amigos e aí sim seu papel de convidado estará elegantemente cumprido.
Ao atender tais recomendações, o convidado estará contribuindo para um bom serviço na recepção, que foi preparada para ele desfrutar. Por isso, aproveite!
